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和优秀的人一起备考通过率更高！DAMA-CDGA、CGDP、CDMP备考打卡社群一.引言1.定义1.文档和内容管理指的是针对存储在关系型数据库之外的数据和信息的采集、存储，访问和使用过程的管理。2.文档和内容管理的重点在于保持文件和其他非结构化或半结构化信息的完整性，并使这些信息能够被访问。2.业务驱动因素1.法律法规要求组织保留某些活动的档案2.查找可能作为法律诉讼证据的电子档案的过程3.组织应对诉讼请求电子取证的能力4.提高效率是改进文件管理的驱动力3.目标1.履行与档案管理有关的法律义务并达到客户的期望2.确保能够高速有效的存储、检索、使用文件和内容3.确保结构化和非结构化内容之间的集成能力4.原则1.组织中的每个人都应该在保护组织的未来方面发挥作用2.档案和内容管理的专家应充分参与制度和规划的制定5.档案保存指导原则（GARP）1.问责原则（Accountability）2.完整原则（Integrity）3.保护原则（Protection）4.遵从原则（Compliance）5.可用原则（Availability）6.保留原则（Retention）7.处置原则（Disposition）8.透明原则（Transparency）6.基本概念1.内容1.定义2.内容管理（Content Management）3.内容元数据4.内容建模（Content Modeling）5.内容分发方法元数据对于管理非结构化数据至关重要。如果没有元数据，就无法对内容进行编目和组织。2.受控词表1.定义2.词汇表管理：针对任何给定的词汇进行定义、寻源、导入和维护的过程3.词汇表视图（Vocabulary View）是受控词表的子集，涵盖了受控词表领域内有限范围的主题。4.微控制词汇表（Micro-Controlled Vocabulary）：包含一般词汇表中不包含的高度专业化术语的词汇表5.同义词环（Synonym Ring）：一组含义大致相同的术语，允许搜索其中一个术语的用户去访问与该词环其它术语相关的内容。6.规范表（Authority List）：描述性术语的受控词汇表，旨在促进特定领域范围内的信息检索。7.分类法：一种命名结构，包含用于概述主题、启用导航和搜索系统的受控词表。分类法有助于减少歧义并控制同义词。

2.层次分类法（Hierarchical Taxonomy）

4.面分类法（Facet Taxonomy） 8.分类方案（Classification Schemes）：代表受控词表的代码9.主题词表（Thesauri）：又称叙词表，是一种用于内容检索的受控词表。10.本体（Ontology）：一种分类法，代表一套概念和它们在某个领域内概念之间的关联，描述类（概念）、个体（实例）、属性、关系和事件。在计算机领域，其核心意思是指一种模型，用于描述由一套对象类型，属性以及关系类型所构成的世界3.文件和档案1.文件（Document)2.档案（Record）：用于证明所做的决策和所采取的行动是符合程序的，可作为组织业务活动和法规遵从的证据。只有部分文件才能成为档案3.文件管理：在文件和档案整个生命周期中控制和组织它们的流程、方法和技术4.档案管理：文件管理的一部分，有一些特殊的要求。特点如下：5.数字资产管理（Digital Asset Management，DAM）：专注于存储、跟踪和使用视频、徽标、照片等富媒体文件。4.数据地图Data Map，是所有ESI数据源、应用程序和IT环境的清单，其中包括应用程序所有者、保管人、相关地理位置和数据类型等信息。

5.电子取证 Discovery取证是一个法律术语，指诉讼的预审阶段，双方当事人互相要求对方提供信息，以查明案件事实，并了解双方的论点有多强6.信息架构：为信息体或内容创建的结构，是网站的核心1.受控词表2.分类法和本体3.元数据映射4.搜索功能规格5.用例&用户流6.导航地图7.语义模型允许用户以非技术的方式提出信息问题，包含语义对象和语义约束8.语义搜索侧重于语义和语境而非预先设定的关键字9.非结构化数据数据管理的基本原则既适用于结构化数据也适用于非结构化数据。非结构化数据是宝贵的企业资产。存储、完整性、安全性、内容质量、访问和有效使用对非结构化数据的管理都具有指导作用。非结构化数据需要数据治理、体系架构、 安全元数据和数据质量。多达 80%的数据存储在关系型数据库之外维护。10.工作流内容开发应该通过一个工作流进行管理，以确保内容按时创建井获得适当的批准。工作流组件可以包括创建、处理、路由、规则、管理、安全性、电子签名、截止日期、升级(如果出现问题）、报告和交付等过程。它应该通过使用内容管理系统（CMS） 或其他独立系统来实现自动化，而不是人工处理。GARP原则：普遍接受的档案保存指导原则法规遵从性，诉讼响应能力，电子取证能力，业务连续性要求二.活动1.规划生命周期的管理1.规划档案管理1.管理电子档案需要决定现行的常用档案存储在

哪里以及如何存档更旧的档案

2.档案管理方法应将纸质档案、非结构化数据以

及结构化电子档案全都考虑在内

2.制定内容策略1.内容策略应从对当前状态审视和差距评估开始2.元数据分类和搜索引擎优化 (SEO）使人们

能够找到不同类型的内容，这对于任何内容策

略都至关重要

2.创建内容处理制度1.社交媒体制度2.设备访问制度3.处理敏感数据4.应对诉讼3.定义内容信息架构4.实施的生命周期管理1.获取档案和内容1.电子内容通常已经以某种格式存储在电子存储库中。为了降低纸质档案丢失或损坏的风险，需要扫描纸质内容，然后上传到系统中，编入索引并存储在存储库中，尽可能使用电子签名。2.采集内容之后，应使用适当的元数据对其进行标记索引，如至少包括文件或图像标识符，采集的数据和时间、标题和作者。元数据对于检索信息以及理解内容的背景是必须的，自动化的工作流程和识别技术有助于采集和摄取的过程，并提供审计跟踪2.管理版本的控制ANS1 859标准基于数据的重要性以及数据损坏或不可用时可能造成的损害，ANS1 859标准将数据控制分为三个等级：正式、修订和托管：

1.正式控制 （Formal control) 需要正式的变更启动、对影响的全面评估、变更管理机构的决策，以及给利益相关者一份全面的执行和验证状态

2.修订控制 (Revision control)一般，在需要变更时通知利益相关者升级版本

3.托管控制（Custody control）最不正式，仅需要安全存储和一套检索方法

3.备份和恢复1.文件/档案管理系统需要包含在组织的整体企业备份和恢复活动中，包括业务连续性和灾难恢复计划。重要档案规划使组织能够访问在灾难期间开展业务和随后恢复正常业务所需的档案。必须确定哪些是重要档案，并制定和维护其保护和恢复计划。档案经理应参与风险缓解和业务连续性规划，以确保这些活动能够保证重要档案的安全。2.灾难可能包括停电、人为错误、网络和硬件故障、软件故障、恶意攻击以及自然灾害。业务连续性计划或灾难恢复计划要包含书面制度、 程序和信息，旨在缓解对风险事件对组织数据和文件的威胁影响，并在发生灾难时尽快恢复这些数据，尽量减少中断。4.管理保管和处置1.有效的文件/档案管理需要有明确的制度和过程，特别是在保管和处置档案方面，如保管时限、存储要求、安全要求等。2.许多组织井没有优先副除无附加值的信息，这是因为：5.审计文件/档案1.文件和档案管理要求定期审计来确保符合管理要求2.审计通常包括以下步骤5.发布和分发内容1.开放访问、搜索和检索一旦通过元数据/关键字标记对内容进行了描述，并在适当的信息内容体系结构中进行了分类，就可以对其进行检索和使用2.通过可接受的渠道分发1.内容消费者更想在自己选择的设备上消费或使用内容，因而分发期望有所改变2.如果用户希望有其他分发渠道，则内容必须为这此渠道做好量身定做。

三.工具1.企业内容管理系统1.文件管理系统文件管理系统是用于跟踪和存储电子文件和纸质文件电子影像的应用程序。文件管理系统通常具有存储、版本控制、安全访问控制、元数据管理、内容索引和检索功能，常见的数宇资产管理，图像管理系统，档案管理系统均属于文件管理系统。2.内容管理系统CMS负责管理内容的整个生命周期，如网页内容管理系統通过编辑，协作和核心存储库中管理工具控制网站内容，门户网站就展于最常见的内容管理系统3.内容和文件工作流工作流工具支持业务流程、路由内容和文件、指派工作任务、跟踪状态以及创建审计跟踪，在内容发布之前，工作流应支持对内容的审核和批准。2.协作工具3.受控词汇表和元数据工具4.标准标记和交换格式1.可扩展标示语言XML2.JSON3.资源描述框架（RDF）和相关的万维网联盟（W3C）规范4.Schema.org5.电子取证技术四.方法1.诉讼应诉手册电子取证工作一般在诉讼开始的时候进行。但是，组织可以在主要取证项目开始之前，通过制定包含目标，度量和职责的操作指引手册来做好诉讼应诉规划2.诉讼应诉数据映射电子取证通常有时间限制（例如，90天）。为律师提供可用的1T和ES(环境的数据映射，可以使组织更有效地做出应诉五.实施指南1.就绪评估/风险评估1.档案管理成熟度ARMA（档案管理和档案管理员协会）根据公认档案管理原则（GARP）的信息治理成熟度模型，在五个等级上对信息治理和档案保管环境特征的成熟度作出评估：2.电子取证评估应检查并确定诉讼应诉计划的改进机会2.组织文化变革1.相比技术而言，人员可能会成为更大的挑战2.信息和档案是分部门管理的。

这就产生了数据孤岛3.内容和档案管理的地位都需要在组织内提升SEO管理基础知识手册，不应该被视为低级别或低优先级的功能六.文件和内容治理1.信息治理架构2.信息的激增3.管理高质量内容4.度量指标文件、档案和其他非结构化内容可能会给组织带来风险。无论是从管理风险，还是获取价值角度来考虑，都需要对信息进行治理。1.实践企业内容管理(ECM)是一项代价高昂的长期工作2.为最大限度地降低风险SEO管理基础知识手册，需要确保是内容而非技术在推动 ECM 实施决策

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